Personvern

Hvem er ansvarlig

Sunnmøre Data og Kultur er behandlingsansvarlig for opplysningene i SDOK Frivillig, SDOKs system for frivillige. Spørsmål om personvern sender du til post@sdok.no.

Hva opplysningene brukes til

Vi bruker opplysningene til å behandle søknader, organisere crew og vakter, gi deg oppgaver og sende deg meldinger om arrangementene du deltar i. Vi bruker dem ikke til markedsføring, og vi selger eller deler dem ikke med andre for deres egne formål.

Hva vi lagrer

• Konto: navn og e-postadresse. Hvis du fyller dem ut: telefon, fødselsdato, erfaring og profilbilde. Legger du til en passkey, lagrer vi bare den offentlige nøkkelen, ikke fingeravtrykk, ansikt eller PIN. Vi lagrer også når du godtok personvernerklæringen og hvilken versjon.
• Søknader: crewene du ønsker, svar på spørsmål i søknaden, status og interne kommentarer fra dem som behandler søknaden.
• Deltakelse: hvilket arrangement og crew du er med i, vaktene du er satt opp på, tidene du har oppgitt at du er tilgjengelig, og eventuelle kommentarer til dem.
• Oppgaver: svarene du sender inn. Noen oppgaver kan være merket som sensitive når arrangementet trenger opplysninger som krever ekstra beskyttelse.
• Meldinger: meldinger sendt til deg eller fra deg i portalen.
• Tekniske opplysninger: informasjonskapsler som holder deg innlogget og beskytter skjemaer mot misbruk, og serverlogger med tidspunkt, adresse og feiltype. For å hindre masseutsending av e-post lagrer vi en kryptografisk sjekksum av IP-adresse og e-postadresse, ikke selve verdiene, i ett døgn.

Hvem kan se opplysningene

Bare personer med en rolle i arrangementet ser opplysninger om deg, og bare det rollen trenger. Crewledere ser søknader og deltakere i sitt eget crew, også tidene du har oppgitt at du er tilgjengelig og kommentaren til dem. Arrangementsansvarlige og koordinatorer ser hele arrangementet. Sensitive oppgavesvar kan bare leses av personer som er utpekt for den enkelte oppgaven. Systemadministratorer har teknisk tilgang for å drifte løsningen.

Vi bruker en leverandør for drift av serveren og en leverandør for utsending av e-post. De behandler opplysningene bare på våre vegne.

Hvor lenge vi lagrer

• Søknader som ikke blir bekreftet fra e-posten, slettes etter 14 dager.
• Søknadssvar, kommentarer, vakter, tilgjengelighet og meldinger slettes 12 måneder etter at arrangementet er slutt. Vi beholder profilen din og en enkel oversikt over hvilke arrangementer og crew du har vært med i.
• Sensitive oppgavesvar slettes på fristen som er satt for oppgaven.
• Kontoen din beholdes til du ber om å slette den.

Rettighetene dine

Du kan be om innsyn i opplysningene vi har om deg, og om at feil blir rettet. Profilopplysningene kan du endre selv under Min profil. Der kan du også be om at kontoen slettes. En administrator utfører slettingen.

Mener du at vi behandler opplysningene dine i strid med regelverket, kan du kontakte oss. Du kan også klage til Datatilsynet.